插入组织结构图的步骤如下：
步骤一：单击“插入”选项卡，在“插图”控件组中单击“SmartArt”，在“选择SmartArt图形”对话框中单击左侧的“层次结构”，在中间栏中选择一种样式，最后点“确定”。(如图1)
步骤二：在左侧“文本窗格”中从组织结构的最高级开始输入组织结构图中每个小方框中的文字。(如图2)
步骤三：如发现结构图中的小方框不够用，如想添加一个后勤副校长框，可以右键单击副书记框，在弹出的快捷菜单中单击“添加形状”，根据实际情况选择“在后面添加形状”或者是“在前面添加形状”、“在上边添加形状”、“在下边添加形状”。(如图3)
步骤四：在文本窗格中或直接单击插入的小方框，把其中输入文字。(如图4)
步骤五：右键单击后勤副校长框，在弹出的快捷菜单中单击“添加形状”→在下边添加形状，添加出其下级组织结构框。(如图5)
步骤六：把新插入的组织结构框中输入文字。(如图6)
步骤七：在组织结构图总框内空白处单击左键后按Ctrl+A(选择所有)，然后单击“开始”选项卡，在“字体”控件组中设置字体、字号等。(如图7)
步骤八：可以拖动组织结构图总框周围的控制点，来调整组织结构图的大小。(如图8)
步骤九：在新出现的“SmartArt工具”下单击“设计”选项卡，在“SmartArt样式”控件组中可以选择“三维”组织结构图样式。(如图9)
步骤十：在SmartArt样式”控件组中单击“更改颜色”可以选择预设的组织结构图颜色。(如图10)
步骤十一：在“设计”选项卡下的“创建图形”控件组中可以通过选择“从右向左”来改变组织结构图的左右顺序。(如图11)
步骤十二：如要删除组织结构图的某个小方框，可以右键单击该小方框的四框，在弹出的快捷菜单中选择“剪切”即可。(如图12)
